Tot 2 keer toe een doorlooptijdverkorting van een half jaar met Scrum bij Isaladelta

Hoe zorg je voor een aanzienlijke doorlooptijdverkorting in een groot complex civiel bouwproject? Samen met Isaladelta zijn we twee keer deze uitdaging aangegaan. IsalaDelta, bouwcombinatie van Boskalis en Van Hattum en Blankevoort (VolkerWessels), voert in opdracht van Rijkswaterstaat en de provincie Overijssel het project “Ruimte voor de Rivier IJsseldelta” uit. Twee belangrijke onderdelen uit het project zijn aangepakt.

isaladelta_plan

Voor het ene onderdeel was in 2015 de ambitie om een half jaar eerder klaar te zijn. Door het project zo efficiënt mogelijk in te richten tijdens verschillende Lean sessies, hebben we samen de ambitie in de planning weten te realiseren. Diezelfde ambitie is er voor de bouw van het tweede onderdeel. IsalaDelta heeft Q-Consult Progress Partners wederom gevraagd te helpen bij het tot stand brengen van een ambitieuze en realistische planning. Hiervoor werden twee scrum sprints begeleid om de doorlooptijd van de ontwerpfase met een half jaar terug te brengen. En dit is gelukt!

Hoe ziet een scrum planningssessie eruit?

Scrum hanteert een vaste aanpak waarbij je begint met het opstellen van een product-backlog door de product-owner. De product-backlog wordt vooraf met de ontwerpverantwoordelijken opgesteld en bevat een duidelijke opdracht. Ook worden de stakeholders geïnventariseerd en wordt het scrum-team en -proces ingericht.

Aan het begin van een sprint wordt de sprint-backlog met het team opgesteld. Wat zijn de resultaten na vandaag? Onze rol is die van Scrum Master. De Scrum Master leidt de sprints en zorgt ervoor dat er een gezamenlijk gedragen beeld ontstaat waar alle partijen zich in kunnen vinden. De Scrum Master stuurt continu op voortgang, consensus en resultaat tijdens de bijeenkomsten.
Na het opstellen van de sprint-backlog volgt de uitvoer, in dit geval het optimaliseren van de ontwerpplanning. Deze planning wordt op een visuele manier weergegeven op grote planningsvellen aan de muur. Met behulp van post-its plakt iedereen zijn activiteiten op de muur. Hierbij worden aannames benoemd en genoteerd over tijdbesteding en raakvlakken. Ook worden risico’s geïnventariseerd en beheersmaatregelen benoemd.

Halverwege de dag wordt stilgestaan bij de voortgang tijdens de stand-up meeting. Waar staan we? Wat gaat er goed? Welke informatie hebben we nog nodig om tot een eindproduct te komen? Nadat deze punten besproken zijn en de planning op het planningsbord compleet is, wordt het product teruggekoppeld aan de stuurgroep tijdens de review-meeting. De planning en presentatie wordt met hen doorgenomen en de stuurgroep maakt keuzes waar dat kan. Keuzes die uitzoekwerk behoeven en of besproken moeten worden met bevoegd gezag worden meegenomen naar de volgende sprint.

Aan het eind van de dag wordt tijdens de retrospective de dag geëvalueerd en worden de taken verdeeld voor de volgende sprint. In sprint 2 zijn we volgens eenzelfde aanpak te werk gegaan. Het doel van de tweede dag was om te kijken naar hoe er slimmer gewerkt kon worden, zodat verspilling wordt gereduceerd en we tot een realistische efficiënte planning komen. Door samen te zoeken naar mogelijkheden voor verdere efficiëntie in het ontwerpproces en vergunningenproces, kunnen we eerder starten, wat leidt tot een aanzienlijke vermindering van doorlooptijd en ontwerpkosten.