Efficiënter en effectiever samenwerken in (verbeter)projecten? Wat kun je morgen anders doen?

Door: QCPP  |  Datum: 09 november 2018

Door: Caroline Wildeboer, ook gepubliceerd op LinkedIn

Als ik een Stom!-lijstje zou mogen maken, dan zou met stip bovenaan staan: “samenwerken zonder duidelijke afspraken”. Je moest eens weten hoe vaak ik in organisaties kom, waar mensen samenwerken zonder dat ze zelf weten wat ieders rol en taak is, welke acties er openstaan en waar, wanneer en met welke frequentie er overlegd wordt en waarom eigenlijk. Ik kan je vertellen er wordt veel onnodig overlegd, een grote verspiller in veel organisaties.

In theorie lijkt samenwerken zo simpel, maar in de praktijk is het dat vaak niet. Vooral wanneer je elkaar nog niet goed kent of elkaar niet dagelijks face to face ziet is goed samenwerken een uitdaging. Maar ook als je al jarenlang samenwerkt kunnen vastgeroeste patronen ervoor zorgen dat goed samenwerken lastig is.

Effectief en efficiënter samenwerken begint bij de basis. Zorg dat je deze basis op orde hebt! Veel teams duiken direct de inhoud in, maar slaan hierbij een aantal belangrijke stappen over. Wat kun je morgen anders doen? Hieronder volgen 7 belangrijke basis elementen die je helpen om effectiever en efficiënter samen te werken:

1.     Maak afspraken en acties visueel

Visuele communicatie is de oervorm van communiceren. 90% van de informatie die wordt verwerkt door onze hersenen is visueel. Wanneer je als team structureel afspraken en acties expliciet en visueel maakt, helpt dit om deze na te leven en elkaar hier ook op aan te spreken (sociale controle op eigenaarschap). Dit kan alleen wanneer mensen zich veilig voelen in het team en men positieve/constructieve feedback geeft. Belangrijk aandachtspunt: maak de acties en afspraken visueel op de plek waar het van toepassing is, bijvoorbeeld op het actiebord waar ook het overleg plaatsvindt.

2.     Schrijf zelf je eigen acties op

Op deze manier weet de actiehouder altijd zelf wat zijn of haar actie inhoudt. Door het zelf schrijven blijft de actie beter hangen in het hoofd en voelt men meer verantwoordelijkheid, een psychologisch trucje dat ik regelmatig toepas.

3.     Blijf in dialoog en vraag door

Wanneer afspraken niet worden nageleefd, zoals mensen die te laat komen of acties die niet worden uitgevoerd, zie ik het maar al te vaak gebeuren dat dit stilzwijgend gedoogd wordt. Het is belangrijk om door te vragen en in dialoog te blijven. Waarom is hij/zij te laat? En waarom zijn de acties niet uitgevoerd? Op die manier voorkom je dat er nieuwe impliciete standaarden ontstaan in het team en kun je samen eventueel de grondoorzaak wegnemen.

4.     Benoem en verdeel rollen aan de hand van talenten

Een team werkt het beste als taken en talenten op elkaar zijn afgestemd. De teammanager is niet per definitie de beste voorzitter van een overleg. Maak met elkaar zichtbaar wie welke talenten heeft en welke rollen er allemaal zijn en verdeel deze vervolgens.

5.     Creëer structuur in de manier waarop je samenwerkt

Door middel van structuur creëer je een routine. Dit zorgt ervoor dat je steeds makkelijker en sneller kunt samenwerken. Je raakt op elkaar en op de structuur ingespeeld. Hierdoor verspil je geen tijd aan randvoorwaarden, maar kun je al je energie steken in dat waar je samen aan werkt. Bij een petrochemisch bedrijf in Rotterdam ben ik dit jaar begonnen met het inrichten van een structuur voor hun verbeterprojecten. Elke dinsdag is er een stand-up meeting bij een gestandaardiseerd actiebord. Tijdens dit overleg doorlopen we een vaste structuur die we hebben vastgelegd in een terms of reference (TOR).

6.     Ga er niet zomaar vanuit dat iemand iets in 1 keer begrepen heeft

Ze zeggen niet voor niets “De kracht van de boodschap zit in de herhaling”. Er is een verschil tussen kennen en herkennen. Als je informatie herkent, betekent dat nog niet dat je het kunt navertellen of kunt toepassen. Door een boodschap of een handeling te herhalen wordt informatie opgeslagen in het langetermijngeheugen. Dus lees deze blog minimaal 7 keer en pas de punten een aantal keer toe, dan weet je zeker dat deze blijven hangen.

7.     Houd een in- en uitcheck rondje

Aan het begin van de dag of van een overleg 5 minuten ventileren waar je mee bezig bent en wat je energieniveau is, helpt om vervolgens full focus het overleg in te gaan of samen te werken. Daarnaast draagt het delen van deze informatie bij aan vertrouwen en begrip. Een belangrijke basis voor teamvorming.

Het werken met deze basis elementen helpt teams om beter te functioneren. Het is een beetje wennen in het begin en wellicht dat je op weerstand stuit, maar wanneer je als team merkt dat mensen vaker op tijd zijn, overleggen sneller gaan en acties beter worden opgevolgd, hoor je niemand meer klagen. Welke tips heb jij nog om efficiënter en effectiever samen te werken? Laat het ons weten.