DS Smith de Hoop klaar voor ISO audits met hernieuwd managementsysteem

Een Interview met Robert Jespers van DS Smith De Hoop te Eerbeek

Afgelopen zomer werd Q-consult Progress Partners benaderd  door Robert Jespers, HSEQ-manager van DS Smith De Hoop in Eerbeek.  Met audits op de ISO 9001, 14001, 50001 en OHSAS 18001 voor de deur en een verouderd (en in onbruik geraakt) managementsysteem, stond DS Smith De Hoop voor een uitdaging. Gekozen werd voor het opzetten van een geheel nieuw managementsysteem. Het oppoetsen van het bestaande systeem zou onvoldoende soelaas bieden.

Samen met Q-consult Progress Partner werd nagedacht over realiseren van de ambitieuze doelstelling: ‘Een eenvoudiger systeem, makkelijk te raadplegen, gebouwd met betrokkenheid van medewerkers en in circa 8 weken gereed voor gebruik’. Q-Consult Progress Partners nam de uitdaging aan. En met succes zo is wel gebleken uit het glansrijk behalen van de audits. De aanpak was krachtig en uniek tegelijk, het resultaat beter afgestemd op de doelen, risico’s en organisatie.

Om dit project in korte tijd te laten slagen gebruikte Q-consult de Scrum-aanpak. Hoe heb je het werken met Scrum ervaren?

“Scrum was voor mij compleet nieuw. Maar de werkwijze is mij goed bevallen. Het is een effectieve manier om complexe projecten aan te vliegen. Het creëert een overzicht van alle taken die opgepakt moeten worden.Vervolgens pak je er een onderdeel uit en trekt (in sprint) dat thema naar de finish.

Het geeft betrokkenen snel resultaat en werkt motiverend. De methode dwingt je ook om telkens even boven de materie te zweven (regie) en vervolgens de inhoud in te duiken. Je schakelt zo wekelijks tussen inhoud en proces, zonder het overzicht te verliezen.”

Hoe ziet het nieuwe managementsysteem eruit?

“De basis van het managementsysteem ligt in procesoverzichten, praatplaten per afdeling.  Door de processen op deze manier te visualiseren ontstaat inzicht in het procesverloop, maar ook in (ICT) systemen die de werkwijze ondersteunen. Deze visualisatie maakt werkzaamheden voor iedereen makkelijker te begrijpen. Er wordt vaker op teruggegrepen (zo werken wij) en het levert ook voordeel op tijdens audits, omdat we ons veel makkelijker kunnen verantwoorden.”

Wat maakt dit project uniek? 

“Naast Scrum en de visualisaties hebben we ook een kwaliteit aspecten register (KAR) opgesteld waarin we de risico’s en beheersmaatregelen per proces hebben uitgewerkt. Daarmee is op eenvoudige wijze invulling gegeven aan risico gestuurd denken, dat onderdeel is van de nieuwe ISO 9001:2015 norm.”

Hoe nu verder?

“Doordat we alles visueel hebben gemaakt op elke afdeling, documenten heel toegankelijk hebben gemaakt en we veel mensen betrokken hebben bij de realisatie, hebben we fris en up to date managementsysteem. Ik heb er vertrouwen in dat wij dit systeem, ook na de audits, eenvoudig in leven kunnen houden.”