Verspillingen verminderen door efficiënter en effectiever overleggen bij olieraffinaderij GPR

Olieraffinaderij Gunvor Petroleum Rotterdam (GPR) streeft naar een bedrijfscultuur waarin continue verbetering en inzet van iedereen centraal staat. Om dit doel te behalen zijn zij in 2017 samen met QCPP gestart met het verbeterprogramma FLOW@GPR. Dit programma helpt processen en samenwerking in de organisatie te verbeteren. “De focus ligt op waarde toevoegen en verspillingen structureel stap voor stap in teamwork wegnemen. Meer FLOW in onze processen en samenwerking, dat is ons doel” aldus Erwin Goosen, Managing Director Gunvor Petroleum Rotterdam.

Om een vliegende start te maken heeft er aan het begin van het programma een inventarisatie plaatsgevonden waarbij 20 medewerkers van verschillende afdelingen betrokken zijn geweest. Op basis van deze inventarisatie is samen met het managementteam een aanpak gekozen die past bij GPR.

Efficiënter en effectiever overleggen

Waar de focus het eerste 1,5 jaar lag op het verbeteren van de de werkorderprocessen en planningsoverleggen binnen de maintenance afdeling en operations is GPR nu bezig om binnen de gehele organisatie hun overleggen efficiënter en effectiever te laten verlopen.

Een volle agenda door de grote hoeveelheid meetings, voor veel mensen wel herkenbaar. Je loopt van meeting naar meeting en hebt te weinig tijd om met de acties aan de slag te gaan. Een verspilling waar ook GPR mee te maken heeft. Voor hen een aanleiding om onder begeleiding van QCPP met de medewerkers eens kritisch naar de overleggen te kijken. Hoe ziet de huidige overlegstructuur eruit? Wie zit in welke meetings? Wat is de toegevoegde waarde van de meeting en hoe effectief overleggen we eigenlijk met elkaar?

Stap één is gezet. GPR heeft met een team een deel van de huidige overlegstructuur in kaart gebracht. Nu is het tijd aan de slag te gaan met de conclusies om weer een stap te zetten in een efficiënte meeting structuur. Enkele uitdagingen zijn:

  • Hoe kunnen we op een goede manier acties vastleggen en effectief opvolgen?
  • Hoe zorgen we ervoor dat we niet alleen vooruitkijken maar ook tijdig evalueren en leren?
  • Tijd is schaars. Zitten de juiste mensen in de meetings? Zetten we talenten op juiste plek in?
  • Met welke structuur kunnen we rendement van een meeting nog verder vergroten?

De komende tijd gaan de voorzitters van de overleggen aan de slag met hun overleggen om de bedachte verbeteringen te realiseren. Onderwerpen voor verbetering zijn:

Over 3 maanden wordt samen met de voorzitters het effect van deze acties geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd.

Enkele reacties na de eerste werksessie:

“…Je gaat toch bewuster naar je eigen meetings kijken. Wat kan beter?… “

“…Goed voor mij als voorzitter om de feedback te horen op de kwaliteit van mijn meeting. Hier kan ik iets mee…”