Agile en Scrum

Duren projecten vaak te lang? Blijven er te veel acties liggen? En komt de besluitvorming traag op gang? Wees gerust, je bent niet de enige met dit probleem. Bijna elke organisatie heeft tot op zekere hoogte met bovenstaande problemen te maken. Maar hoe pak je deze problemen aan? Juist in deze tijd waarin de omgeving continu verandert en klanten steeds hogere eisen stellen, is de noodzaak om efficiënt, productief en flexibel te werken groter dan ooit. Hoe zorg je voor meer snelheid in je organisatie? Een mogelijk antwoord op deze vraag is het Agile werken.

Wat is Agile?

Agile is niet nieuw. Het is een doorontwikkeling van bekende methodieken. Agile is een manier van werken waarin multidisciplinaire teams op een flexibele en kort cyclische manier met elkaar samenwerken. Het liefst heel visueel en transparant. Met de klantwens centraal.

Agile is uitermate geschikt voor organisaties die ertegenaan lopen dat zaken niet afgemaakt worden door te veel werk, te complexe projecten, en te weinig snelheid. Waar veel organisaties op het gebied van Agile zich met name richten op ICT of de implementatie van nieuwe producten, focussen wij juist op het toepassen van Agile op de interne processen in een organisatie. Hierbij hebben we niet alleen aandacht voor de methoden, maar ook specifiek voor de rol en impact van organisatie en cultuur. Samen met jou maken we de componenten in de organisatie kleiner, slimmer en sneller. Je kunt hierbij denken aan:

  1. Scope en duur van acties verkleinen

De gedachten aan grote acties zorgen er vaak voor dat we helemaal niet in actie komen. Door acties klein te maken en helder te formuleren weet iedereen in de organisatie beter wat er van hem of haar verwacht wordt en is het makkelijker acties af te ronden. Het afronden van deze acties zorgt voor positieve energie en motiveert mensen nieuwe acties op te pakken. Als het tijdens de ene actie al duidelijk is wat de volgende actie gaat zijn, zal ook de productiviteit van medewerkers toenemen.

  1. Focus op waardevolle stappen

Om te kunnen voldoen aan de klantvraag is het belangrijk om regelmatig met de klant af te stemmen of de acties van de organisatie nog in lijn liggen met de visie van de klant. Op deze manier ligt de focus tijdens het werken op waarde toevoegen voor de klant in plaats van een focus op het (eind)resultaat.

  1. Acties kort cyclisch prioriteren en oplijnen met strategie

Ben je met je team druk met het genereren van ideeën en acties, maar laat de uitvoering vaak op zich wachten? Wil je te veel tegelijkertijd oppakken? Projecten en acties kort cyclisch prioriteren en oplijnen met de strategie helpen je bij het limiteren van het werk dat tegelijk opgepakt wordt. Scrum is hiervoor misschien wel de bekendste methodiek. In het Scrum-team is er een persoon verantwoordelijk voor de afstemming met belanghebbenden en het bepalen van prioriteiten. Het team bepaalt vervolgens wat er in een vaste cadans van bijvoorbeeld twee weken opgeleverd wordt.

  1. Agile leidinggeven

De grote uitdaging in een Agile organisatie is het Agile leidinggeven. Bij Agile spreken we vaak over zelfsturende teams, eigenaarschap en betrokkenheid. Maar hoe creëer je dit? Betekent dit dat we onze medewerkers maar gewoon alle vrijheid moeten geven? Hebben leidinggevenden in een Agile organisatie eigenlijk nog wel een rol?

De mate van Agility van een organisatie is sterk afhankelijk van hoe de medewerkers presteren en zichzelf kunnen organiseren. Als leidinggevende is het jouw rol om te zorgen dat jouw medewerkers als team alle kwaliteiten en talenten hebben die nodig zijn om hierin te groeien en dat zij de ondersteuning krijgen aangereikt die ze hiervoor nodig hebben. Afhankelijk van het niveau waarop een team werkt zet je de juiste middelen in om het team te ontwikkelen naar een hoger niveau van zelfsturing en zelforganisatie, waarin ze een steeds hogere mate van verantwoordelijkheid krijgen. Jij geeft de richting en kaders aan, maar jouw team zal steeds beter de slimste weg daarnaartoe weten te kiezen. De rol van een leidinggevende is daarom nog steeds essentieel, maar krijgt vaak een andere invulling en betekenis. Niet voor niets wordt er binnen Agile vaak gesproken over ‘servant leadership’.

Agile in de praktijk

In de praktijk bij onze klanten blijkt dat deze manier van werken veel leuker en uitdagender is voor de medewerkers. De organisatie als geheel merkt dat zij sneller reageert op een veranderende klantvraag. De time-to-market wordt korter en producten en diensten sluiten nog beter aan op de klantbehoefte. Uiteindelijk leidt dit tot een beter bedrijfsresultaat. Zie hieronder een kort filmpje over het implementeren van het Agile werken bij onze klant Océ:

Succesvol van start met Agile

Een organisatie die Agile wil zijn, wil wendbaar en flexibel zijn om sneller en beter op een veranderende klantvraag in te kunnen spelen en voortdurend maximale waarde te kunnen leveren. Dit vraagt een andere aanpak van het werk. Maar een aanpak is pas succesvol als dit met de juiste instelling en de juiste ondersteuning wordt opgepakt. De basis op orde hebben is dan ook erg belangrijk om succesvol met Agile van start te gaan. Wat verstaan we onder de basis op orde?

  • Klantfocus: voortdurend op de hoogte van wie de klant is en wat deze wilt
  • Onderscheid kunnen maken tussen waarde, noodzaak en verspilling
  • Verspillingen kunnen identificeren en elimineren
  • In-één-keer-goed: fouten niet accepteren maar direct oplossen en voorkomen
  • Werken volgens standaarden
  • Standaarden altijd ter discussie blijven stellen: continu verbeteren
  • Ketendenken: bewust van het effect van het eigen werk op de rest van de organisatie
  • Veiligheid om open, eerlijk, en kritisch te kunnen zijn
  • Vertrouwen in elkaars kennis en kunde

In onze Agile aanpak creëren we eerst op deze vlakken een sterke basis zodat de verschillende tools en methodes succesvol ingezet kunnen worden om uw organisatie echt flexibel en wendbaar te maken.